Definição da Base Teórica

 

Um modelo de Arquitetura da Informação que permite a integração entre Tecnologia da Informação, Processos Organizacionais e as Informações

1 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

1.1 Gestão da Informação: modelos teóricos

O modelo de McGee e Prusak (1994), apresenta uma forma detalhada de gestão da informação nas organizações. A proposta contempla tarefas de gerenciamento da informação, a partir das seguintes etapas: Identificação das necessidades e requisitos de informação; Coleta e entrada de informação; Classificação e armazenamento da informação; Tratamento e apresentação da informação; Desenvolvimento de produtos e serviço de informação; Distribuição e disseminação de informação; Análise e uso da informação.

Na perspectiva de Davenport (1998), as organizações necessitam de uma abordagem holística para o tratamento de suas informações. Assim sendo, seu Modelo Ecológico da Informação constitui-se por: Ambiente Externo; Ambiente Organizacional; Ambiente Informacional.

No modelo proposto por Choo (2003) a gestão da informação é analisada como um conjunto de processos que se relacionam, permitindo assim, o uso eficiente da informação. É composto por: Identificação das necessidade de informação; Aquisição da informação; Organização e armazenamento da informação; Produtos / Serviços de informação; Distribuição da informação; Uso da informação.

Diante do exposto, pode-se perceber que a natureza abrangente dos modelos apresentados permite sua adaptação em organizações orientadas à processos. Assim sendo, a pesquisa procurou entender os principais conceitos de gestão da informação e estruturá-los por meio de uma arquitetura da informação em organizações orientadas à processos.

1.2 Informação e Arquitetura da Informação: breve discussão conceitual

A palavra informação deixa clara a sua complexidade e, às vezes, sua paradoxal conceituação, por ser definida na maioria dos dicionários como o “ato de informar”. Sob essa ótica, a informação é tida como algo advindo de uma ação, informar.

Para avaliação do termo informação em diferentes contextos, faz-se necessário a existência de ambiguidades na interpretação da informação, bem como, no entendimento da relação que a informação apresenta com o estar informado.

Assim sendo, o fenômeno informação se tornou o principal objeto de estudo da AI, no entanto, percebemos que ainda há imprecisões, incertezas e lacunas. De uma forma ampla, informação é aquilo que é capaz de transformar estruturas (BELKIN e ROBERTSON, 1976).

Adota-se aqui, como ponto de partida para as discussões em torno do tema a definição de Lima-Marques, assim sendo AI “é o escutar, o construir, o habitar e o pensar a informação como atividade de fundamento e de ligação hermenêutica de espaços, desenhados ontologicamente para desenhar" (LIMA-MARQUES, 2007). Para o autor o desenho de espaços informacionais utiliza técnicas e métodos apropriados.

De acordo com McGee e Prusak (1994), a AI combina “arte e tecnologia” para construir espaços informacionais, alcançando desta forma o equilíbrio entre as necessidades de informação dos usuários e as limitações tecnológicas.

Em sua perspectiva ecológica, Davenport (1998) cita que a AI constitui-se de uma série de ferramentas que adaptam os recursos às necessidades da informação. Seu projeto estrutura os dados em formatos, categorias e relações específicas. Assim, a AI apresenta elementos que compõem o espaço informacional de uma organização.

Hagedorn (2000) define AI como “arte e ciência da organização da informação para a satisfação de necessidades de informação, que envolve os processos de investigação, análise, desenho e implementação”. O autor apresenta a ideia de que a Ciência insere-se no processo de organização da informação.

Porém na visão de Rosenfeld e Morville (2002), a AI combina esquemas de organização, rotulagem, busca e navegação em sistemas de informação, sendo representada pela interseção entre contexto, conteúdo e usuários. A abordagem apresentada pelos autores é muito empregada em sítios web.

Entretanto, Bailey (2003) afirma que a AI é a “arte e a ciência de organizar os sistemas de informação para auxiliar o usuário a alcançar seus objetivos”. O autor retrata a importância de critérios de acessibilidade e usabilidade.

Por fim, para Gilchrist e Mahon (2004) a AI é definida com “um conjunto coerente de estratégias e planos para acesso e disseminação de informações dentro de organizações, às pessoas certas e no tempo certo”. Surge uma preocupação com as informações no contexto das organizações.

Pode-se perceber nas definições apresentadas que uma AI consiste em um conjunto de atividades que se destina a prover disponibilidade e acesso a informação de forma organizada. Cabe ressaltar que a tecnologia desempenha um papel importante em uma AI, porém a ênfase envolve o tratamento dado a informação e aos seus usuários.

1.3 Processos e Organizações Orientadas à Processos: uma visão geral

Com o objetivo de obter vantagens competitivas algumas organizações deslocaram o fluxo de trabalho baseado em áreas funcionais para o direcionamento em torno dos processos de negócios. Essa alteração tornou as organizações mais flexíveis e adaptadas a economia globalizada. Nesse paradigma os processos permeiam as organizações e funcionam harmoniosamente em benefício as necessidades organizacionais, reduzindo tempo, custo e aprimorando os resultados.

O termo “processo” possui inúmeras definições que descrevem o seu significado, são elas:

- Davenport (1994): processo “é uma ordenação específica de atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo, um fim, e inputs e outputs claramente identificados”;

- Harrington (2003): processo envolve “uma série de atividades que recebe um insumo, agrega-lhe valor e produz um produto ou uma saída”;

- Norma NBR ISO 9000/2000 (2004): processo consiste no “conjunto de atividades inter-relacionadas que transforma insumos em produtos”;

- Object Management Group - OMG (2006): processo lida com “qualquer atividade executada dentro de uma organização”.

Os processos agregam valor a organização permitindo a mesma alcançar objetivos estratégicos.

O desdobramento da Teoria Geral dos Sistemas para o enfoque organizacional considera que as organizações consistem em uma grande sistema composto por subsistemas. Nessa abordagem sistêmica, um sistema consiste em um conjunto de coisas que formam um todo complexo. As organizações orientadas à processos utilizam sistemas de informação digitais para automatizar seus processos de negócio.

Pode-se perceber que a ênfase na abordagem por processos consiste na melhoria da forma como as atividades são realizadas. Logo, o resultado a ser alcançado é a satisfação do cliente com o produto gerado pelo processo (DAVENPORT, 1994).